Popisuje Ing. Ivana Hamplová, vedoucí mzdového outsourcingu
Zpracování mezd je náročná disciplína. Ti, kdo mají zaměstnance, to dobře vědí. Ať se jedná o majitele firmy s několika zaměstnanci, nebo o personální ředitelku s desetitisícovou agendou, oba se obávají stejné věci, že přijde jejich účetní a řekne: „Končím.“ Tyto starosti odpadají, pokud si necháváte zpracovávat mzdy externě.
„Výhody, které přináší firmám outsourcing mezd, jsou obecně známé. Pro někoho je důležitá bezchybnost mezd, záruka legislativní správnosti nebo utajení mzdové politiky firmy. U nás najdou klienti i nějaké výhody navíc, hlavně díky tomu, že mzdy účtujeme v programu, který sami už skoro 15 let vyvíjíme. Jsme flexibilnější a máme za zády mohutnou podporu specialistů,“ popisuje svou zkušenost Ivana Hamplová, nová vedoucí oddělení mzdového outsourcingu ve společnosti OKsystem.
Ing. Ivana Hamplová vede oddělení mzdového outsourcingu ve společnosti OKsystem od října 2021. Vystudovala VŠE v Praze a oboru mzdového zpracování se věnuje už od roku 1992. V posledních 15 letech vedla oddělení mzdového outsourcingu u 2 významných mezinárodních daňově-poradenských společností, kde získala zkušenosti nejen v oblasti outsourcingu mezd pro různé typy klientských zpracování, ale i v oblasti zaměstnávání cizinců a expatů ze zahraničí. Pro někoho, kdo outsourcing mezd zvažuje nebo si přeje změnit dodavatele, shrnuje několik nejdůležitějších aspektů služby:
-
ZASTUPITELNOST
Primárním důvodem, proč firmy mzdový outsourcing využívají, je garance zastupitelnosti účetních a zachování kontinuity práce. Není možné zabránit, aby vaše účetní onemocněla nebo chtěla odejít do penze či na mateřskou dovolenou. „Jenže pak musíte rychle sehnat a zapracovat náhradu, což není vůbec jednoduché. A zpracování mezd nepočká. U nás je účetních několik desítek, proto máte jistotu, že vše bude včas.“
-
ÚSPORA ČASU A PENĚZ
Outsourcing mezd je pro velké i menší společnosti výhodný, protože jim poskytne čas, který mohou plně věnovat předmětu svého podnikání. Odpadají jim starosti s nepřetržitým vzděláváním účetních, s pořizováním hardwaru, s nutností pravidelné aktualizace softwaru, se starostí o archivaci dat apod.
„V OKsystemu zpracováváme kompletní mzdovou agendu ve vlastním programu OKbase. Zpětná vazba z našeho mzdového oddělení pomáhá vývojářům při pravidelné aktualizaci systému a v dalším vývoji v souladu s nejnovějšími trendy a možnostmi. To naši klienti velmi oceňují,“ pokračuje Hamplová.
-
SNADNÝ PŘECHOD NA DIGITALIZOVANÉ PROCESY
Digitalizace mzdové agendy je současný trend zpracování mezd. Odpadá zbytečná administrativa s tisky a zasílání mnohých dokumentů poštou. „Paperless agenda je nejen ekologičtější, ale i časově méně náročný způsob pro všechny zúčastněné strany. O užitečnosti elektronického předávání dokumentů během pandemie ani nemluvím,“ usmívá se Hamplová.
„Naše společnost má v plánu plně digitalizovat OKbase celý mzdový proces. Už teď se daří, že si běžně zaměstnanci vyměňují dokumenty s mzdovou účetní přímo ze svého pracovního či domácího počítače nebo z mobilu. Je samozřejmostí dostávat elektronické výplatní lístky nebo si přebírat v systému OKbase evidenční listy důchodového pojištění. V minulém roce jsme vyvinuli funkci pro elektronické vyplňování daňových dokumentů jako je Prohlášení poplatníka k dani nebo Žádost o roční zúčtování daně, včetně možnosti přidání všech různých potvrzení, která jsou pro zpracování potřebná.
Nyní se připravuje možnost vyzvednout si elektronicky i výstupní dokumenty, pokud zaměstnanec ukončí pracovní poměr. Neznamená to však, že zaměstnanci klientů, kteří nemají přístup k internetu, jsou odříznuti. Zajišťujeme jim i nadále zaslání výplatních pásek a dalších dokumentů poštou.“
-
SOUSTAVNÝ VÝVOJ SYSTÉMU
Mzdové softwary OKmzdy a OKbase patří k nejrozšířenějším mzdovým softwarům na českém trhu, v softwaru OKbase se aktuálně zpracovává cca 250 000 výplat měsíčně. „Je pro nás výhodné, že pod jednou střechou s námi sedí programátoři, vývojáři a konzultanti HR řešení OKbase, kteří se soustavně starají o aktualizaci, správný chod a vývoj našeho mzdového programu. Umíme přizpůsobit mzdovou agendu individuálním požadavkům klienta a pokud si klient přeje využívat zároveň i náš personální a docházkový modul, naši specialisté mu pomohou vše nastavit,“ pokračuje Hamplová.
-
PEVNÉ ZÁKLADY PRO MZDOVÉ SLUŽBY
OKsystem se zabývá vývojem mzdových programů od svých počátků, od roku 1991. Začal jednodušším programem na počítání mezd nazvaným OKmzdy, v roce 2008 uvedl na trh komplexnější řešení OKbase. „Outsourcing mezd jako službu OKsystem zavedl na naléhání mnohých klientů před necelými 10 lety. Aktuálně máme už 35 mzdových účetních, které měsíčně počítají přes 16 000 výplat pro zaměstnance našich klientů. Naprostá většina mzdovek sedí na pražské centrále, ale malé týmy jsou i na pobočkách v Brně a Ostravě, takže to v případě potřeby osobní návštěvy ke klientům nemají daleko,“ uzavírá Ivana Hamplová.
Pokud budete mít jakýkoliv dotaz k outsourcingu mezd, obraťte se nejlépe přímo na obchodní oddělení OKsystemu okbase@oksystem.cz nebo navštivte webovou stránku https://www.oksystem.com/cz/produkty-a-sluzby/outsourcing-mezd.