Outsourcing mezd, tedy svěření mzdové agendy externím odborníkům, je celosvětově na vzestupu. Firmám pomáhá snižovat administrativní zátěž a zároveň minimalizovat rizika spojená s legislativou, sankcemi a bezpečností dat.
Stačí nemoc zkušené mzdové účetní, neobsazená pozice nebo chyba v legislativním výkladu – a firma riskuje zpožděné výplaty, nespokojené zaměstnance i sankce od úřadů. Nároky na odbornost přitom rostou, ale kvalifikovaných lidí je na trhu málo. Právě tady přichází ke slovu outsourcing, který zajistí plynulost celé agendy i tam, kde interní kapacity nestačí. „V posledních letech vidíme, že outsourcing mezd se stal běžnou praxí i u firem, které by dříve o externím řešení vůbec neuvažovaly,“ říká Ivana Hamplová, vedoucí mzdového outsourcingu ve společnosti OKsystem, a dodává: „Klienti za námi přicházejí s tím, že se jim dlouhodobě nedaří obsadit pozici mzdové účetní. Outsourcing v takovém případě není jen otázkou nákladů, ale také způsobem, jak zajistit plynulý chod celé agendy.“
To potvrzují i čísla z evropských průzkumů, která ukazují, že až 83 % firem využívá nějakou formu externí pomoci a 7 % podniků outsourcuje výplaty mezd naplno.
Úspory a jistota místo složité administrativy
Outsourcing mezd dokáže firmám snížit náklady a zároveň jim umožní se plně soustředit na jejich hlavní předmět činnosti. Úspory se týkají nejen mezd vlastních zaměstnanců, ale i za software a hardware, kancelářské prostory i pravidelné roční proškolování na legislativní změny, které v průběhu roku schvalují naši zákonodárci. Zásadní je i rychlost a menší chybovost – specializovaní poskytovatelé přebírají odpovědnost za správné zpracování a garantují soulad s aktuální legislativou. „Měsíční uzávěrku jsme schopni zprocesovat poměrně rychle. První den uzavíráme docházku, druhý den prémie a pátý den mají zaměstnanci mzdu na účtu,” říká Veronika Havlíková z výrobní firmy Aperam, která outsourcuje mzdy pro více než 200 zaměstnanců ve směnném provozu.
Budoucnost: kombinovaný model a důraz na bezpečnost
Vedle komplexního předání celé agendy se čím dál víc prosazuje kombinovaný model – firmy si část zpracování ponechají interně, ale zásadní oblasti svěří externímu poskytovateli.
Kromě trvalého outsourcingu mohou firmy využít i výhody dočasných nebo urgentních služeb. V případě výpadku mzdové účetní totiž zkušená outsourcingová firma díky dobře nastavenému systému, digitalizovaným datům, optimalizovaným personálním procesům a snadnému přístupu v cloudu okamžitě převezme odpovědnost za správu mezd. Externí specialisté navíc často dokážou identifikovat dlouho přehlížené chyby a navrhnout možnosti nápravy.
Kde má outsourcing slabiny
Ačkoli outsourcing mezd může firmám přinést úspory a zjednodušení procesů, má i své limity. Patří mezi ně ztráta interního know-how. Závislost na jednom poskytovateli může ztížit jeho případnou změnu, která bývá finančně i časově náročnější. U velkých společností může být také finančně výhodnější ponechat část zpracování uvnitř firmy. A protože jde o práci s citlivými osobními údaji, je velmi důležité myslet na jejich bezpečnost. Seriózní poskytovatelé ale tato rizika znají a mají je ve svých řešeních ošetřená.