Důležité dokumenty nemusí putovat z kanceláře do kanceláře, čekat na schválení nebo na ruční podpis... Díky propojení OKbase s digitálním řešením od našich partnerů Signi a Obelisk se dá vše zvládnout na pár kliknutí a bez papírování.
Pro HR oddělení, které denně řeší směny, příplatky, dovolené či nemocenské, jsou chyby v dokumentech noční můrou. Jeden překlep nebo podpis ve špatné kolonce může zmařit hodiny práce. Digitální podpisy toto riziko výrazně snižují. V OKbase máte jako personalista přehled o tom, které dokumenty jsou předané k podpisu, v jaké jsou fázi a na koho se aktuálně čeká. V případě potřeby můžete jednotlivé zaměstnance snadno urgovat. Pokud sami odhalíte chybu, můžete dokument stáhnout, opravit a znovu odeslat k podpisu.
Od generování po podpis
V praxi to funguje jednoduše: dokument se vytvoří přímo v systému z aktuálních dat – ať už jde o pracovní smlouvu, dodatek nebo jiný interní materiál, a to včetně firemního loga, patičky nebo dalších požadovaných prvků. Vygenerovaný dokument v PDF je uzamčený, takže jeho obsah se nedá přepsat.
Pak přichází podpis, který může každý účastník smlouvy vyřídit odkudkoliv – ať už z kanceláře, doma nebo i z dovolené na mobilu. Jakmile je dokument podepsaný, uloží se do bezpečného archivu, kde je kdykoli k dispozici všem, kteří k němu mají přidělená oprávnění. Odpadá tak ruční dohledávání, přepisování i nejistota, kdo co a kdy podepsal.
Uvolněte si ruce pro důležitější úkoly
Naštěstí existuje způsob, jak si ulehčit rutinu a zároveň mít všechno pod kontrolou. S digitálními podpisy už nemusíte nic sledovat – nastavené procesy to hlídají za vás. Vy tak získáte volné ruce na to, co opravdu dává smysl.
- Úsporu času: dokumenty se generují, posílají a podepisují digitálně, celý proces trvá minuty místo hodin.
- Menší stres: sníží se chybovost, nemusí se kontrolovat podpisy nebo dohledávat ztracené dokumenty.
- Přehled: archivace v cloudu zajišťuje, že všechny verze dokumentů jsou bezpečně uloženy a kdykoli dostupné.
- Bezpečnost a právní jistota: každý podpis je evidován a systém hlídá všechny podpisové lhůty, končící smlouvy, které je třeba obnovit,
Digitální podpisy jsou praktickým pomocníkem, který umožní HR specialistům mít vždy klidnou hlavu, jistotu a přehled, aniž by museli řešit každou drobnou administrativní chybu a dohledávat staré dokumenty. Samozřejmostí je také hromadný podpis a automatická distribuce dokumentů zaměstnancům, například při valorizaci mezd.